Configuración de tipos de gasto y conceptos asociados

En el sistema LRP, un tipo de gasto corresponde a la descripción general de un costo que forma parte de una operación de importación o exportación. Este tipo de gasto puede utilizarse tanto para cargar facturas reales como para registrar estimados de costos en los servicios asociados a cada operación logística.

Existen dos métodos para ingresar facturas al LRP:

• Carga manual a través del sistema (ver como hacerlo en Ingresar un costo final (factura logística))

• Envío por correo electrónico utilizando archivos ZIP que contienen los XML de facturación electrónica. para aprender como ve a Carga automática de facturación electrónica XML por correo electrónico.

Para ambos métodos necesitas configuar los tipos de gastos, en este documento te explicaremos como hacerlo.

En este documento aprenderás:

• Cómo crear un concepto para facturación.

• Qué campos se deben diligenciar y su funcionalidad.

• Cómo asociar conceptos con proveedores mediante integraciones.

• Qué opciones están disponibles una vez se ha creado un concepto.

Como crear un nuevo concepto

Para ver este menú debes tener el rol específico, si no lo tienes, contacta al administrador.

1. Ve a Configuración > Importaciones y Exportaciones > Tipos de gastos

2. Llena el formulario para crear el nuevo concepto (ver definiciones abajo).

3. Has clic en guardar y aparecerá el nuevo concepto en la tabla.

   1. Después de guardar, se mostrará el listado de conceptos creados. Desde esta sección podrá:

      1. Editar un concepto existente.

      2. Eliminar un concepto. ⚠️ Tenga en cuenta que, al eliminar un concepto, se pierde el historial relacionado en las facturas.

      3. Agregar integración: permite asociar el concepto con los nombres o códigos que utilizan los proveedores en los documentos XML de la DIAN.

Definiciones

• Descripción: nombre del concepto (requerido).

• Descripción inglés: traducción del concepto en inglés.

• Glosario: explicación o definición del concepto.

• Servicio: si aplica para importación o para exportación (requerido).

• Código del gasto: código utilizado en los archivos JSON generados desde la factura, para integraciones contables.

• Aplica depósito: márcalo si el concepto corresponde a depósitos de contenedor.

• Aplica liquidación: indica si el concepto será tomado en cuenta para las liquidaciones. Al seleccionar “Sí”, se habilitará un campo adicional donde debe elegir el tipo de gasto:

  • Otros gastos ACI → de agente de carga internacional.

  • Flete Internacional ACI → de agente de carga internacional.

  • Flete local

  • Gastos nacionales

• Aplica tarifa: si el concepto debe habilitarse en el módulo de tarífas (en desarrollo).

• Aplica concepto general: márcalo si se aplica este concepto a todo el embarque, incluso en casos de nacionalización parcial.

Hasta aquí, como ya creaste un tipo de gasto, ahora puedes agregar facturas manualmente.

Cómo configurar tipos de gasto para recibir XML e integrarlos automáticamente

Primero veamos que es un concepto asociado a un tipo de gasto:

Cuando se crea un nuevo tipo de gasto en el sistema, también se pueden asociar conceptos específicos a ese gasto. Estos conceptos permiten identificar distintas maneras en que un proveedor puede describir el mismo gasto en sus facturas electrónicas.

Por ejemplo:

• Si el tipo de gasto es FLETE INTERNACIONAL puede tener asociados conceptos como:

  • FLETE MARÍTIMO FCL

  • FLETE / OCEAN FREIGHT

  • FLETE INGRESO TERCERO

Configurar los conceptos te permite que, al recibir una factura por correo electrónico con un concepto como "FLETE / OCEAN FREIGHT", el sistema reconozca automáticamente que corresponde al tipo de gasto Flete internacional. Esto te lo explicamos en Carga automática de facturación electrónica XML por correo electrónico.

Cómo agregar conceptos a un tipo de gasto

1. Selecciona Agregar integración en la tabla (simbolo “+”), se abrirá una ventana donde podrás visualizar las descripciones existentes o crear una nueva.

   

2. Para registrar un concepto nuevo, diligencia los siguientes campos:

   1. Proveedor: selecciona el proveedor (Campo requerido)

   2. Código de integración: ingresa el código que el proveedor utiliza para el concepto en el archivo XML (Campo requerido).

   3. Descripción: escribe el nombre exacto que el proveedor asigna al concepto en el XML (Campo requerido).

   4. Código servicio ERP: si aplica, ingresa el código que el cliente utiliza para este concepto en su sistema ERP.

   5. Motivo servicio ERP: si aplica, especifica el motivo o categoría que el cliente asocia con este servicio en su ERP.

3. Haz clic en Guardar para finalizar el registro.