Carga automática de facturación electrónica XML por correo electrónico

El sistema permite cargar automáticamente la facturación emitida por tus proveedores a partir de los archivos .ZIP que recibes por correo.

Esto elimina la necesidad de descargar, cargar y asociar manualmente los documentos en cada despacho o servicio.

Basta con enviar el correo con el archivo .ZIP (que debe contener el PDF + XML) a la dirección configurada en tu cuenta.

El sistema procesará la información y asociará los documentos automáticamente al despacho y al servicio correspondiente, agilizando el proceso y optimizando la gestión documental.

Importante: Esta funcionalidad está disponible únicamente para documentos de facturación electrónica en Colombia.

Requisitos para el funcionamiento

Para utilizar esta funcionalidad, ten en cuenta los siguientes puntos:

1. Correo configurado para la integración

   1. El equipo de Logit debe asignarte el correo encargado de recibir los .ZIP.

   2. Si no estás seguro de tenerlo configurado, consulta al administrador del sistema o a tu Customer Experience de Logit.

2. Configuración de los tipos de gastos

   1. Debes tener configurados los tipos de gasto del sistema. Puedes hacerlo ingresando al siguiente enlace:Configuración de tipos de gasto y conceptos asociados.

Pasos para enviar y asociar al despacho una factura electrónica desde del correo electrónico.

1. En tu gestor de correo electrónico carga el archivo .ZIP (que contiene el PDF y XML de facturación electrónica), o si prefieres puedes reenviar un correo donde tengas el archivo.

2. En el Asunto del correo debes seguir la siguiente sintaxis:

   • Número del Despacho (soportefacturacionelectronica)

3. Envía el correo.

   1. Los responsables y otros responsables del despacho (Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre) recibirán una notificación confirmando el resultado del procesamiento, indicando si fue exitoso o si se presentaron errores.

4. El LRP integrará automáticamente la información del PDF y procesará los datos del XML, asociando la factura al despacho y servicio correspondiente.

Veamos un ejemplo:

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del envío de la facturación electrónica a través del correo. En el campo “Para” ves el correo configurado a donde enviarás el archivo para ser procesado, el asunto tiene el número del despacho y el tag de facturación electrónica, y finalmente el archivo adjunto .ZIP.

5. Una vez hayas cargado puede validar si el procesamiento fue exitoso dentro del LRP; puedes ir a la siguiente ruta:

   1. Herramientas > Otras funcionalidades > Log Lectura Archivos Integración

Facturación de proveedores no asociados a la importación

También puedes enviar .ZIP de proveedores externos a la importación (por ejemplo: zona franca, stickers, escoltas, etc.).

En estos casos, debes gestionar manualmente los errores para finalizar el proceso. Más adelante encontrarás los pasos para solucionarlos.

Cómo gestionar los errores para terminar el proceso

El archivo XML puede contener características o datos que el LRP interprete como errores.

También puede ocurrir que falte información en el sistema (por ejemplo, un tipo de gasto no configurado), impidiendo asociar correctamente la factura al servicio.

Para estos casos, el sistema ofrece herramientas que permiten continuar y corregir la información sin necesidad de reenviar el .ZIP, desde la siguiente ruta Herramientas > Otras funcionalidades > Log Lectura Archivos Integración

Pasos para solucionar errores

1. Has clic en ver errores , el sistema te mostrar una ventana con la lista de errores, donde podrás realizar las siguientes acciones:

   1. Gestionar la creación de un tipo de gasto que no se encuentre creado en el sistema:

      

      En caso de que hayas gestionado una nueva descripción, podrás dar en Reintentar en la tabla principal. Esto con el fin de no tener que enviar el .ZIP nuevamente desde el correo.

   2. Seleccionar el servicio correcto al que asociarás la factura. Esto puede ocurrir porque un mismo proveedor puede estar en dos servicios de un mismo despacho. Por ejemplo: Un mismo proveedor puede ser agente de carga y transportador terrestre, entonces debes definir a cuál servicio cargar la factura.

      

c. En caso de que tengas varios parciales para tu proceso de nacionalización, podrás escoger a cuál parcial corresponde la factura.

También puedes gestionar manualmente tu factura para evitar perder lo que se ha cargado hasta ahora así esté en estado de error. Una vez estés dentro de la factura verás que se carga la información que se alcanzó a procesar en la lectura XML.

Definiciones

Filtros

En la parte superior de la tabla encontrarás las opciones de filtrado de la tabla.

• Tipo de archivo: Lista desplegable indicando los documentos que tienes configurado para la integración en el sistema.

• Número despacho: es la importación (despacho) indicado en el asunto del correo y donde se quiere asociar la factura.

• Fechas desde y hasta: es el rango de fechas en que se cargó la información.

• Archivo leído: es el nombre del documento enviado vía correo con la extensión del .ZIP

• Usuario: permite filtrar por la persona que hizo la última actualización en la factura, o envío la factura por correo, lo último que se haga.

• Observaciones: te permite buscar por cualquier palabra que se encuentre en las observaciones en la tabla. Puedes encontrar los despachos, número de factura, entre otros si estos están en dicho campo.

Tabla

• Descripción: Es el tipo de archivo, ejemplo: Factura soporte electrónica XML.

• Archivo leído: Es el nombre del archivo que se envió por correo electrónico y el sistema procesó.

• Usuario: es el usuario que envió el archivo o el último actualizó la información.

• Fecha: es la fecha y hora en que se recibió el archivo en el sistema.

• Observaciones: es un resumen de la información leída, generalmente muestra el Nro. de la factura, proveedor, despacho, observaciones.

• Cantidad de errores: son lo errores que aparecen durante el procesamiento del archivo XML.

• Ver errores: muestra el detalle de los errores ocurridos durante el procesamiento del archivo.

• No. Despacho: es la importación (despacho) indicado en el asunto del correo y donde se quiere asociar la factura.

• Estado: indica si el cargue es exitoso o con errores. El estado exitoso indica que efectivamente la factura se cargó al despacho y servicio de este de forma automática.

• Acciones: aquí aparecen dos acciones:

  • Reintentar: úsalo cuando hagas una acción fuera de la ventana de log, por ejemplo, vas a tipos de gastos y agregas los faltantes y quieres volver a intentar leer el XML.

  • Gestionar manualmente: sirve para que vayas a terminar de editar la factura manualmente y no pierdas lo que se alcanzó a leer durante el procesamiento del XML.
    

Si gestionas la factura manualmente, en el log de archivos seguirá apareciendo en estado de error, pero esto no es un problema, porque la intención de cargar la factura a un servicio específico lo terminaste de hacer de forma manual