Crear una orden de compra (OC)
Las órdenes de compra son fundamentales en cualquier proceso de importación, ya que aseguran que productos, precios y plazos estén claros y acordados por todas las partes. El módulo de órdenes de compra en Soul LRP te permite gestionar estos documentos de manera eficiente, asegurando que todos los detalles importantes —como cantidades, precios, términos de entrega y condiciones de pago— estén correctamente especificados.
Para crear una orden de compra debes primero crear los proveedores y productos en el sistema. Además, es muy importante que los asocies para que te puedan aparecer en las órdenes de compra.
Cómo crear una orden de compra
Puedes crear una orden de compra de tres formas diferentes:
Crear órdenes de manera manual
En el menú principal, haz clic en Importación > Orden de compra - Nueva Orden Compra.
Llena la información del formulario.
Haz clic en el botón guardar una vez hayas llenado los campos obligatorios.
Se asignará el consecutivo de la orden de compra y deberás pasar a la pestaña del detalle de la orden para agregar los productos.
Pasa a la pestaña “Detalle” de la orden de compra para agregar productos.
Busca los productos por SKU, Nombre, Marca o referencia para poder asignarlos a la orden.
Al crear un producto, es fundamental asociarlo con uno o varios proveedores. Esto garantiza que, al seleccionar un proveedor en el encabezado de la orden de compra y luego acceder a la pestaña "Detalle", solo se mostrarán los productos asociados a ese proveedor. Por esta razón, es crucial que en el proceso de creación de productos asegures la correcta asociación con sus proveedores.
Selecciona las cantidades y el valor unitario y haz clic en guardar.
Has creado una orden de compra con los productos asociados.
Para continuar con el despacho, sin embargo, el programa ofrece las siguientes herramientas para un mayor control y seguimiento.
Seguimiento:
En esta pestaña podremos ingresar fechas relacionadas a la trazabilidad de la orden de compra y condiciones de entrega iniciales de acuerdo a la factura proforma.
Documentos:
Esta opción nos permite adjuntar documentos relacionados a la orden de compra, como la factura proforma, solo tenemos que escribir el nombre del documento, adjuntarlo y agregar registro.
Bitácora:
Las bitácoras nos permitirán mantener comunicaciones con nuestro proveedor sobre el estado de la carga y novedades que se puedan presentar, solo tenemos que escribir el mensaje, seleccionar si es un mensaje público (para que pueda ser visible por aquellos que no sean usuarios del LRP) y seleccionar si queremos incluir el historial.
Para enviar, tendremos la opción de Guardar, lo que permitirá que se encuentre disponible para los demás usuarios del LRP, Guardar y Enviar, para generar una comunicación para usuarios externos.
En nuestro Administrador de correspondencia, podemos
Ver el mensaje que escribimos
Escribir los destinatarios de manera manual
Ajustar el asunto del mensaje
Seleccionar contactos guardados del proveedor
Seleccionar documentos cargados previamente para que sean adjuntados en el mensaje
Enviar el mensaje
En la opción Log, veremos e historial de comunicaciones para nuestro seguimiento
Crear órdenes por archivo plano
Sigue la ruta Importación - Archivos Planos - Subir Plano de OC
Descarga el archivo ejemplo.
Completa el archivo, donde las columnas resaltadas en amarillo son obligatorias.
Recibirás ayuda dentro del archivo si te paras en el encabezado para asegurarte de diligenciarlo correctamente.
Sube el archivo nuevamente al sistema.
Una vez subido, recibirás una confirmación por correo informando si el proceso fue exitoso o si hubo alguna novedad que requiera corrección.