Crear un producto manualmente

Una de las tareas más importantes es crear los productos. Estos serán asignados a tus proveedores de productos, y luego serán asociados a las órdenes de compra.

Como los productos son suministrados por proveedores de producto, recomendamos crear primero dichos proveedores en Proveedores de Producto, Servicios y Clientes - Guía rápida..

En este producto aprenderás:

• Cómo crear un producto de manera manual.

• Como crear productos por archivo plano.

• Cómo asociar un producto a uno o varios proveedores.

• Cómo editar un producto.

• Como eliminar un producto.

Como crear un producto de manera manual.

1. En el menú principal haz clic en Administración > Productos > Listado de productos.

2. Haz clic en el botón nuevo.

   

3. Ingresa la información del formulario en la pestaña creación.

   

4. Haz clic en guardar.

Luego de guardar, aparecerán dos secciones adicionales: Proveedores del producto y Descripciones mínimas de la P.A. En este paso son opcionales, pero recomendamos que asocies los proveedores al producto para que puedas asociarlos más adelante en las órdenes de compra:

5. Asocia los Proveedores del producto

   

   1. Haz clic en la lupa

   2. Busca el proveedor en “Parámetro de búsqueda” y selecciónalo en “Seleccione un Resultado”

   3. Haz clic en el botón “+” y guarda.

      

Información del formulario de creación de producto

Definiciones

• SKU (Stock Keeping Unit): identificador alfanumérico único para el control y trazabilidad interna del inventario del cliente. Suele ser el código que vincula el LRP con otros sistemas de gestión como SAP.

  • Ejemplo: CEL-SAM-S24U-512-GR (Código interno para un Samsung S24 Ultra Gris de 512GB).

• Marca Comercial: identidad corporativa o nombre del fabricante que distingue y respalda al producto en el mercado. Ejemplo: Samsung o Apple.

• Modelo: denominación o nombre de la serie específica dentro de una marca. Agrupa productos que comparten un diseño base o plataforma tecnológica, aunque varíen en color, capacidad o tamaño.

  • Ejemplo: Galaxy S24 Ultra o iPhone 15 Pro.

• Nombre Comercial: descripción completa y detallada del artículo tal como debe aparecer en facturas y documentos legales. Suele ser la combinación de Marca + Modelo + Atributos específicos (capacidad, color, etc.).

  • Ejemplo: Celular Samsung Galaxy S24 Ultra 512GB Gris.

• Tipo: (Pendiente por definir según lógica de negocio).

• Categoría: clasificación lógica personalizada por cada empresa para organizar productos similares, facilitando reportes y análisis. Puede segmentar por naturaleza (ej. Smartphones) o estado operativo (ej. Producto Terminado).

  • Ejemplo: Smartphones, Tecnología o Accesorios.

• Referencia: código alfanumérico del catálogo del proveedor o fabricante para identificar el modelo exacto en el origen. Es el código que entiende el proveedor al recibir una orden de compra.

  • Ejemplo: SM-S928B (Referencia técnica de Samsung) o A3102 (Referencia técnica de iPhone).

• Referencia Internacional: código estándar global (Ticker o Ticker de bolsa) utilizado principalmente en commodities para su cotización en mercados internacionales de valores.

  • Ejemplo: ZC (Maíz en la bolsa de Chicago) o XAU (Oro). En tecnología este campo no es común o no se utiliza.

• Criterio de Calidad: campo de texto libre para detallar especificaciones técnicas, composición de materiales o atributos de fabricación que definen la naturaleza y estándar del ítem.

  • Ejemplo: Pantalla Dynamic AMOLED 2X, 120Hz, Procesador Snapdragon 8 Gen 3, Cámara de 200MP.

• Peso Neto: peso real de la unidad comercial incluyendo su envase primario (el que recibe el cliente final), excluyendo únicamente el embalaje externo o cajas de transporte.

  • Ejemplo: 232 g (Peso del celular más su caja original de lujo/venta).

• Unidad Peso: escala métrica utilizada para expresar los valores de peso en el sistema.

  • Ejemplo: g (Gramos) o kg (Kilogramos).

• Dimensiones (Largo/Ancho/Alto): medidas físicas del empaque comercial para el cálculo de volumen, espacio en bodega y logística de despacho. Ejemplo: 16.2 cm (L) x 7.9 cm (A) x 0.8 cm (H).

• Control de Temperatura: usado para productos que requieren condiciones especiales de conservación o cadena de frío.

  • Ejemplo: Unidad: -15 a 25 C (Rango recomendado para evitar degradación de baterías o componentes electrónicos).

• Posición Arancelaria (P.A.): código numérico internacional (Sistema Armonizado) que clasifica la mercancía para determinar los impuestos, aranceles y restricciones legales aplicables.

  • Ejemplo: 8517.13.00.00 (Posición internacional para teléfonos inteligentes).

• Gravamen %: tarifa de impuesto o arancel aplicada a la importación según la P.A. Es un valor informativo basado en la tarifa plena y no considera acuerdos comerciales en esta etapa.

  • Ejemplo: 0% (Cuando el producto está desgravado por un TLC).

• País de Origen: lugar geográfico donde el producto fue fabricado, producido o donde sufrió su última transformación sustancial.

  • Ejemplo: Vietnam o Corea del Sur.

• Insumo Plan Vallejo: régimen especial en Colombia que permite importar materias primas o insumos sin pagar aranceles ni IVA, siempre que se utilicen para producir bienes destinados a la exportación.

  • Ejemplo: Importación de microchips o pantallas bajo Plan Vallejo para ensamblar equipos que serán exportados a otros mercados.

• Descripciones Mínimas de la P.A.: requisitos legales exigidos por la DIAN en Colombia para describir detalladamente el producto en la declaración de importación, permitiendo su correcta identificación técnica.

  • Ejemplo: "TELÉFONO CELULAR, MARCA SAMSUNG, MODELO GALAXY S24 ULTRA, DE TECNOLOGÍA 5G, PANTALLA DE 6.8 PULGADAS...".

• Unidad Comercial: unidad de medida o forma física en la que se pacta la transacción con el proveedor (cómo se compra).

  • Ejemplo: Unidad (para un celular) o Caja x 10 unidades (para cargadores).

• Proveedores del producto: terceros (empresas o fabricantes) asociados al SKU que suministran la mercancía. Un mismo SKU puede tener múltiples proveedores asociados.

  • Ejemplo: Samsung Electronics Co., Ltd. o Brightstar Corp.

• Aplica Venta: casilla de selección que determina si el producto está habilitado para procesos de exportación. Por defecto viene sin marcar, indicando que su flujo principal es de importación.

Cuadro Comparativo de Conceptos Críticos

Esta tabla ayuda a distinguir los campos que suelen confundirse durante la creación de productos:

Cómo crear productos por archivo plano

Esta funcionalidad es clave para crear productos de manera masiva.

1. En el menú principal haz clic en Administración > Productos > Listado de productos.

2. Luego da click en el botón Subir Archivo:

   

3. Al ingresar, descarga el archivo de ejemplo y diligencia los campos mínimos (los marcados en amarillo).

Importante: No puedes cambiar nada del archivo plano, ni columnas, ni títulos de las columnas.

4. Una vez este listo el archivo plano, guardalo en tu equipo y luego en donde dice Seleccionar archivo, seleccionalo y luego da click en Enviar Archivo.
   

   

5. Una vez el sistema procese el archivo, te enviará un correo con la respuesta, ya sea que fue cargado de manera satisfactoria o no, y en ese caso, te listará los errores encontrados para que sean corregidos y puedas cargar el archivo nuevamente.

Cómo editar un producto

1. En el menú principal haz clic en Administración > Productos > Listado de productos.

2. Utiliza los campos arriba de la tabla para filtrar productos específicos por SKU, Nombre comercial, y haz clic en buscar para filtrar la tabla. Si introduces ningún dato, se mostrarán todos los productos.

3. Haz clic en editar en la tabla en la línea correspondiente al producto que quieres editar.

   

Cómo eliminar un producto

1. En el menú principal haz clic en Aduanas > Productos > Listado de productos.

2. Introduce los campos arriba de la tabla para filtrar productos específicos por SKU, Nombre comercial, y haz clic en buscar para filtrar la tabla. Si no introduces ningún dato, te mostrará todos los productos.

3. Haz clic en eliminar en la tabla en la línea correspondiente al producto que quieres editar.

Nota: si un producto ya fue utilizado en una Orden de compra / Venta, este NO podrá ser eliminado, solo inactivado. Este botón sirve para esto también.