Otras acciones expo.
Cada exportación creada en el sistema cuenta con una serie de funcionalidades accesibles mediante los botones ubicados en la parte superior del módulo.
Estas opciones permiten al usuario realizar distintas acciones, tales como:
1. Botón: Bitácora
La bitácora es un registro detallado que permite documentar y hacer seguimiento a todas las operaciones logísticas dentro de la plataforma.
Funciona como un espacio de comunicación centralizado, donde se puede agregar información clave relacionada con la exportación y, si es necesario, compartirla con otros servicios u operaciones.
Al seleccionar el botón Bitácora, se muestra un resumen de todas las comunicaciones y actualizaciones realizadas sobre la exportación consultada.
Entre ellas se incluyen cambios en campos como detalles de la mercancía, motonave/vuelo, entre otros.
El sistema muestra tanto las bitácoras enviadas como las recibidas desde los diferentes servicios vinculados: Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre, como se observa en la siguiente imagen:
En la anterior tabla, se listan los registros consolidados de los diferentes servicios. Cada fila corresponde a una bitácora previamente creada en uno de los módulos de la exportación y contiene los siguientes campos:
Tipo bitácora: Define el propósito del registro, como (por ejemplo, "Seguimiento de la operación", ”Problema con la operación”, “Problema con el proveedor”)
Servicio: Indica en qué módulo de la exportación se originó la bitácora: Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero o Transporte Terrestre.
Fecha creación: Muestra la fecha y hora en que se generó el registro.
Responsable: usuario que ingresa la bitácora.
Comentario: Contiene el texto informativo ingresado por el usuario.
Pública: Indica si la bitácora fue marcada como “Sí” al momento de su creación.
En resumen, este botón “Bitácora” permite visualizar todas las bitácoras relacionadas con una exportación desde un solo lugar.
2. Botón: Fotos
La opción “Fotos” te permite visualizar todas las imágenes asociadas a la exportación, agrupadas por los distintos servicios implicados en la operación (por ejemplo, Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre).
Al hacer clic en este botón, el sistema despliega una galería completa de fotografías correspondientes al despacho seleccionado.
Esta funcionalidad centraliza toda la evidencia fotográfica relacionada con la exportación, facilitando su consulta y seguimiento desde un único lugar.
3. Botón: Documentos
La opción “Documentos” te permite visualizar todos los archivos asociados a la exportación, organizados por los distintos servicios que intervienen en la operación logística, tales como Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre.
Al seleccionar este botón, el sistema muestra un resumen consolidado de todos los documentos cargados en la exportación, tal como se observa en la siguiente imagen:
En la tabla se listan los registros provenientes de los diferentes servicios.
Cada fila corresponde a un documento previamente cargado en alguno de los módulos de la exportación y contiene los siguientes campos:
Tipo de servicio: Indica el módulo desde el cual se cargó el documento: Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero o Transporte Terrestre.
Tipo de documento: Especifica la categoría del archivo cargado, por ejemplo: Guía aérea, trackings, fotos, BL, entre otros.
Nombre: Muestra el nombre del archivo cargado o asignado al documento dentro del sistema.
Descripción: campo libre para que el usuario al cargar un documento ingrese una descripción más detallada del mismo.
Usuario: Identifica el usuario responsable de la carga del archivo.
Fecha de carga: Registra la fecha y hora en que se subió el documento al sistema.
Tamaño MB: Indica el tamaño del archivo en megabytes.
Acciones: Permite realizar operaciones sobre el documento, como visualizar o descargar.
4. Botón: Costos
La opción “Costos” permite visualizar todos los costos estimados y reales asociados a la exportación, organizados por los distintos servicios que intervienen en la operación logística, tales como Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre.
Al acceder a este botón, el sistema presenta dos tablas diferenciadas: una correspondiente a los costos estimados y otra a los costos reales.
Cada registro mostrado en estas tablas representa un costo previamente cargado en alguno de los módulos de la exportación, e incluye la siguiente información:
Tipo Servicio: Indica el módulo desde el cual se cargó la factura o el costo estimado: Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero, Transporte Terrestre
Proveedor: Muestra el nombre del proveedor asociado al costo real o estimado.
Origen soporte: Especifica a qué parte de la cadena logística se asigna el costo. Por ejemplo, una factura cargada en la pestaña Transporte Internacional puede corresponder a servicios logísticos. Esto permite identificar correctamente cada costo dentro de la operación.
Tipo de documento: Indica el tipo de soporte relacionado con el costo, como Factura, Nota de cobro, Recibo, entre otros.
Número de documento: Indica el número de identificación del documento real o estimado.
Estado: Muestra el estado del registro (por ejemplo: Pendiente, Aprobado, Pagado, Anulado).
Moneda: Señala la moneda en la que fue registrado el costo (USD, COP, EUR, etc.).
Valor: Presenta el monto del costo registrado, ya sea real o estimado, en la moneda correspondiente.
Desde esta opción, el sistema permite descargar todas las facturas asociadas a la exportación que estén disponibles en formato PDF. Para ello, se utiliza el botón “Descargar documentos”, ubicado en la interfaz de la tabla de costos o documentos, según corresponda.
5. Botón: Cerrar despacho
La opción “Cerrar despacho” permite finalizar la exportación, dando por concluido el proceso del embarque en la plataforma.
Este proceso genera que el embarque no se visualice más en los cuadros de control, pero si permite su busqueda y consulta.
Consideraciones para cerrar la exportación
Responsable de la exportación: Solo se puede cerrar la exportación si eres el responsable de la exportación a cerrar y todos los estados asociados se encuentran finalizados (por ejemplo: En reserva, En tránsito, Vía bodega, entre otros).
Cierre por usuario con rol especial: Si la exportación no cuenta con todos los estados finalizados y ya no será manejada, solo un usuario con el rol “EXP_CERRAR_DESPACHO” puede realizar el cierre. Para conocer más acerca de los roles y permisos, haz clic aquí.
Cuando se va a cerrar un embarque sin tener los estados finalizados, el sistema genera un recuadro para ingresar las observaciones del porque se cierra con estados pendientes y así garantizar una mayor trazabilidad, especialmente cuando necesites consultar información de meses o años anteriores.
Una vez cerrada la exportación, el botón cambia de nombre a “Abrir despacho”. Al hacer clic en él, se revierte la acción previamente realizada, permitiendo reabrir la exportación si fuera necesario.
6. Botón: Anular despacho
La opción “Anular despacho” permite eliminar la exportación, inhabilitando todo el proceso del embarque en la plataforma.
Recomendación: Incluye siempre las observaciones al anular el despacho, para garantizar una mayor trazabilidad, especialmente cuando necesites consultar información de meses o años anteriores.
Consideraciones para anular la exportación
Orden de venta asociada: Antes de anular la exportación, verifica que no exista una orden de venta asociada. Si la exportación tiene una orden de venta vinculada, esta debe desvincularse previamente.
Los despachos anulados pueden ser consultados en la plataforma a través de la siguiente ruta: Exportaciones > Consulta anulados
7. Botón: Log Correspondencia
La opción “Log Correspondencia” permite visualizar y realizar un seguimiento de las tareas enviadas por los usuarios y otras actividades realizadas por proveedores en el sistema. Este registro actúa como evidencia confiable de los cambios realizados, como el envío o la recepción de información.
El sistema muestra un historial detallado de las bitácoras recibidas, tareas realizadas e ingreso de fechas de los diferentes servicios vinculados: Transporte Internacional, Agenciamiento Aduanero y Transporte Terrestre, como se observa en la siguiente imagen:
Cada fila de la tabla corresponde a un registro generado por alguna actividad dentro de las pestañas de la exportación y contiene los siguientes campos:
Generado desde: Indica el servicio desde el cual se originó la actividad.
Responsable: Persona que realiza la actividad que genera el log.
Fecha: Fecha y hora en que se realizó la actividad.
Destinatario: Correos electrónicos de los destinatarios de la comunicación
Asunto: Asunto o descripción de la comunicación realizada.
Nombre documento: Nombre del documento asociado a la actividad, si aplica.
8. Botón “Liquidación”
La opción “Liquidación” permite realizar el costeo de la mercancía exportación, considerando la factura comercial, los costos soporte ingresados y las declaraciones de exportación.
Esta acción sirve para:
Gestionar la liquidación de costos en exportaciones: Cada producto y su logística asociada se detallan para calcular los valores totales.
Controlar la integridad de la información: Permite verificar que los datos fundamentales (costos y facturas) estén completos antes de proceder.
Visualizar costeo general: Se suman todos los ítems para obtener un costo total consolidado.
9. Botón “Tareas”
La ventana Lista de Tareas muestra todas las actividades asociadas al proceso de exportación. Cada tarea representa una etapa dentro del flujo de trabajo (por ejemplo: asignación al agente internacional, confirmación de facturas, solicitud de nacionalización, entre otras).
El sistema genera automáticamente algunas tareas esenciales. Estas permiten que los diferentes proveedores de la cadena logística reciban información y puedan integrar sus sistemas con el LRP de proveedores para actualizar datos de forma correcta y oportuna.
Desde esta interfaz, podrás:
Asignar exportaciones a tus proveedores de servicios (agente de carga, agencia de aduanas y transportador terrestre).
Enviar tareas a otras áreas internas relacionadas con el proceso de exportación.
Marcar manualmente que una tarea quedó finalizada.
Funcionalidades principales
Consultar el estado de cada tarea: visualizar si está pendiente o finalizada.
Actualizar tareas: marcar una tarea como terminada cuando su acción haya sido completada.
Verificar responsables y fechas: revisar quién gestionó la tarea y cuándo se realizó la primera modificación, garantizando la trazabilidad del proceso.
Información de los campos de la tabla:
Columna | Descripción |
|---|---|
Tarea | Nombre de la actividad a realizar dentro del proceso de exportación. Las tareas se muestran en orden secuencial de acuerdo a su previa creación. |
Terminada | Casilla de verificación que indica si la tarea fue finalizada. Si está marcada, la tarea se considera completada. |
Usuario Modificó | Usuario que realizó la primer acción sobre la tarea. |
Fecha Modificación | Fecha en que se realizó la primer modificación sobre la tarea. |
Observaciones | Campo para registrar comentarios relevantes sobre la ejecución de la tarea. En algunos casos, el sistema puede completar este campo automáticamente con mensajes como “Terminación Automática”. |
Para obtener más información sobre las tareas, puedes acceder aquí.
Ejemplo: Cómo asignar la carga al agente de carga
Sigue estos pasos para asignar una exportación al agente internacional. Solo lo podrás hacer, si cuentas con la información necesaria en transporte internacional, veamos:
Cada servicio dentro del sistema solicita cierta información requerida para permitir el envío de la tarea.
Abre una exportación ya existente o crea una nueva.
Diligencia en la pestaña de Transporte Terrestre Origen el campo servicio de la exportación antes de asignar los datos del Transporte Internacional.
Diligencia en la pestaña Transporte Internacional el agente qué manejará la exportación.
Haz clic en Tareas para visualizar la lista de actividades disponibles.
Haz clic en el símbolo de correo en la línea de la tabla “Asignar transporte internacional” para abrir el generador de correspondencia.
En el campo Para, ingresa manualmente los destinatarios o selecciona los contactos asociados al agente de carga.
Si lo deseas, adjunta documentos adicionales y/o edita la plantilla de instrucción de embarque. Esta ya viene prellenada según la configuración inicial del sistema.
Haz clic en Enviar o Enviar y regresar, según prefieras.
Cuando regreses a la ventana de tareas, verás esta actividad marcada como terminada.
Si el agente de carga está integrado con LRP Proveedores, también debes marcar la tarea “Proceder exportación” para que pueda continuar con el ingreso de la información correspondiente.
Ejemplo: Como finalizar una tarea de procedimiento interno, que no envía correo:
Algunas tareas se pueden crear con el fin de tener un check list para que el equipo de comercio exterior pueda ir controlando lo realizado y que está pendiente.
Para estas tareas, simplemente replique los pasos 1 y 2 del ejemplo anterior, y podrá ver las tareas que no tienen el sobre al final y que el check de terminada esta habilitado para ser marcado, al igual que el campo de Observaciones:
Simplemente, marque el check de Terminada y si desea ingrese observaciones, luego de click en “guardar”.
Al volver a abrir las tareas, esta se mostrará finalizada:
