Las sedes son puntos clave dentro de tu operación logística. Pueden ser tiendas, bodegas, centros de distribución o cualquier lugar físico al que llega o desde donde se despacha mercancía.
Este módulo te permite gestionar de forma centralizada todas las sedes de tu empresa, asegurando que cada orden de compra o de venta se asocie correctamente al lugar que corresponde. Así evitas errores por escritura libre y garantizas la trazabilidad entre tus operaciones.
Además, puedes definir si una sede aplica para recibir productos (compras), despachar productos (ventas), o ambos casos.
Cómo crear una sede
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Ve a configuración empresas > sedes > sedes
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Haz clic en nueva sede
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En la ventana emergente llena el formulario
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Haz clic en guardar.
Campos del formulario
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Nombre: nombre principal de la sede (por ejemplo, “Bodega Central Medellín” o “Tienda Bogotá Calle 80”).
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Teléfono: número de contacto directo de la sede. Opcional, pero útil para operaciones logísticas o coordinación en entregas.
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Código: identificador único de la sede. Se usa para integraciones e identificación única.
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Ciudad: ciudad donde está ubicada la sede. Este campo ayuda a georreferenciar la operación y aplicar lógicas regionales. Campo obligatorio.
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Dirección: dirección física de la sede. No es obligatorio, pero puede facilitar procesos de despacho o inspección física.
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Grupo de la sede: permite agrupar sedes bajo una categoría funcional o regional (por ejemplo, “Tiendas zona norte” o “Centros de distribución”). Debe seleccionarse de un listado previamente creado en el módulo de grupos de sedes.
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Observaciones: campo libre para registrar cualquier comentario adicional relevante sobre la sede (por ejemplo: “Recibe carga solo entre semana” o “Punto sin rampa para descargue”).
¿Dónde se usan las sedes?
Las sedes se utilizan en diferentes etapas del proceso logístico, según el tipo de documento:
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En las órdenes de compra, se selecciona una sede de entrega, que corresponde al lugar físico donde se debe recibir la mercancía adquirida. Esta puede ser una bodega, centro de distribución, planta u otra instalación de la empresa.
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En las órdenes de venta, se define una sede de despacho, es decir, el punto desde el cual se enviará la mercancía al cliente. Normalmente corresponde a una sede operativa interna, como una bodega o un centro logístico.
Ejemplo en una orden de compra:
Ambos campos utilizan el mismo maestro de sedes, pero el significado cambia según el flujo: recibir (compra) o despachar (venta). Esto permite mantener la información centralizada, evitar duplicidades y garantizar trazabilidad entre procesos.
Inactivar una sede
Para inactivar una sede:
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Ve a Configuración empresas > Sedes > Sedes
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Haz clic en Eliminar sobre la sede correspondiente
El sistema cambiará automáticamente su estado a Inactivo.
Consideraciones importantes
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Las sedes en estado Inactivo no estarán disponibles para su selección en órdenes de compra ni de venta.
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Si una sede ya fue utilizada en documentos, seguirá visible en estos registros. En ese caso, se mostrará con la etiqueta (inactivo) junto a su nombre, por ejemplo:
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Bodega Central Medellín (inactivo)
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