Cuadro control facturas

En este módulo podrás visualizar y gestionar todas las facturas nacionales e internacionales asociadas a importaciones o exportaciones registradas en el sistema.

El objetivo principal de esta funcionalidad es permitir que los usuarios con el rol CONTABLE y ADMINISTRADOR_PRINCIPAL puedan administrar el estado y manejo de las facturas, reduciendo errores operativos y mejorando el control contable de la información.

Ruta de acceso:

Herramientas > Contable > Cuadro Control Facturas

¿Qué podrás consultar?

Desde este módulo podrás:

• Consultar facturas creadas en el sistema.

• Visualizar información detallada de las facturas.

• Consultar fechas importantes como:

  • Fecha de creación del documento.

  • Fecha de emisión.

  • Fecha de vencimiento.

  • Valor de la factura

  • Moneda.

• Actualizar el manejo (estado) de las facturas.

• Realizar cambios masivos de estado.

• Consultar el historial de cambios.

• Descargar los documentos asociados a la factura.

Actualizar manejos

Esta opción permite actualizar el estado de una o varias facturas de manera simultánea, evitando realizar el proceso de forma individual.

Para utilizarla:

1. Selecciona una o varias facturas

2. Haz clic en el botón Actualizar manejos.

3. Selecciona el nuevo estado.

4. Confirma la actualización.

El sistema aplicará el nuevo manejo a todas las facturas seleccionadas.

Motivo del cambio

Cuando la actualización represente un retroceso dentro del flujo de manejo de la factura, el sistema solicitará de forma obligatoria el campo Motivo.

Un retroceso ocurre cuando la factura pasa de un estado más avanzado a uno anterior. Ejemplos:

• Reclamación → Pendiente.

• Rechazada → Cancelada.

• Causada → Aprobada.

• Aprobada → Pendiente.

En estos casos será obligatorio registrar el motivo del cambio para mantener la trazabilidad de la información.

Si el cambio corresponde al flujo normal del proceso, por ejemplo:

• Pendiente → En gestión

• En gestión → Aprobada

• Aprobada → Causada

el sistema no solicitará el motivo.

Este control permite mantener un historial completo de las decisiones tomadas sobre cada factura y facilita los procesos de auditoría y seguimiento.

Acciones

Desde el cuadro de control podrás ejecutar diferentes acciones relacionadas con la gestión contable y operativa de las facturas registradas en el sistema.

• Ver log estado de la factura: permite consultar el historial de cambios y actualizaciones realizadas sobre el estado de la factura. Desde esta opción podrás visualizar:

  • Cambios de manejo.

  • Fechas de actualización.

  • Usuario responsable de cada modificación.

  • Trazabilidad del proceso contable.

  • Motivo del cambio del manejo.

• Descargar documentos de la factura: permite descargar los documentos asociados a la factura registrada en el sistema. Por ejemplo:

  • Factura en PDF.

  • XML.

• Enviar JSON de la factura: permite reenviar o generar nuevamente el archivo JSON utilizado para integraciones o procesos externos relacionados con la factura. Únicamente aplica para el grupo Corona. Esta acción es utilizada principalmente para:

  • Integraciones contables.

  • Validaciones externas.

• Descargar costo logística de la factura: permite descargar el detalle de los costos logísticos asociados a la factura. Este archivo puede incluir información relacionada con:

  • Costos asociados a la operación.

  • Distribución de gastos por SKU.

Definiciones

• Servicio: corresponde al tipo de operación logística asociada a la factura.

  Las opciones disponibles son:

  • Importación.

  • Exportación.

• Estado del despacho: permite identificar el estado actual del despacho asociado a la factura dentro de la operación logística.

  • Todos

  • Abierto

  • Cerrado

• No despacho: corresponde al número del despacho asociado a la factura procesada.

• Proveedor: permite consultar la información filtrando por proveedor relacionado con la factura.

• Fecha inicio: define la fecha inicial del rango de búsqueda para consultar facturas procesadas.

• Fecha final: define la fecha final del rango de búsqueda.

• Manejo: corresponde al tipo de manejo o parametrización utilizada en el procesamiento contable de la factura.

  • Pendiente

  • En gestión

  • Aprobada

  • Causada

  • Cancelada

  • Rechazada

  • Reclamación

• Tipo de factura: permite identificar el tipo de factura procesada dentro de la integración. Las opciones disponibles son:

  • Nacional.

  • Exterior.

• Número de factura: corresponde al número de la factura registrada en el sistema.

• Usuario responsable: corresponde al usuario responsable de la operación asociada a la factura.

  • Para importaciones y exportaciones, corresponde al responsable asignado al despacho.

  • Para facturas de compra y venta, corresponde al usuario responsable de la orden de compra o de la orden de venta.