Cuadro control facturas

En este módulo podrás visualizar y gestionar todas las facturas nacionales e internacionales asociadas a importaciones o exportaciones registradas en el sistema.

El objetivo principal de esta funcionalidad es permitir que los usuarios con el rol CONTABLE y ADMINISTRADOR_PRINCIPAL puedan administrar el estado y manejo de las facturas, reduciendo errores operativos y mejorando el control contable de la información.

Ruta de acceso:

Herramientas > Contable > Cuadro Control Facturas

¿Qué podrás consultar?

Desde este módulo podrás:

• Consultar facturas creadas en el sistema.

• Visualizar información detallada de las facturas.

• Consultar fechas importantes como:

  • Fecha de creación del documento.

  • Fecha de emisión.

  • Fecha de vencimiento.

• Visualizar el valor de la factura y su moneda.

• Gestionar el manejo o estado de las facturas.

• Realizar actualizaciones de forma masiva.

Actualizar manejos

Esta funcionalidad permite agilizar la gestión contable y operativa de múltiples facturas al mismo tiempo, evitando realizar la actualización de estados de manera individual.

Para utilizarla, selecciona una o varias facturas y haz clic en el botón Actualizar manejos. El sistema aplicará el nuevo estado a todos los registros seleccionados.

Motivo del cambio

Durante la actualización, el sistema solicitará el campo Motivo cuando el cambio represente un retroceso dentro del flujo de manejo de la factura.

Es decir, cuando la factura pase de un estado más avanzado a uno anterior en el proceso.

Algunos ejemplos son:

• Reclamación → Pendiente.

• Rechazada → Cancelada.

• Causada → Aprobada.

• Aprobada → Pendiente.

En general, cualquier cambio que implique regresar a una etapa anterior del flujo requerirá registrar un motivo obligatorio.

Este control permite mantener la trazabilidad de las decisiones tomadas sobre las facturas y facilita los procesos de auditoría y seguimiento.

Acciones

Desde el cuadro de control podrás ejecutar diferentes acciones relacionadas con la gestión contable y operativa de las facturas registradas en el sistema.

• Ver log estado de la factura: permite consultar el historial de cambios y actualizaciones realizadas sobre el estado de la factura. Desde esta opción podrás visualizar:

  • Cambios de manejo.

  • Fechas de actualización.

  • Usuario responsable de cada modificación.

  • Trazabilidad del proceso contable.

  • Motivo del cambio del manejo.

• Descargar documentos de la factura: permite descargar los documentos asociados a la factura registrada en el sistema. Por ejemplo:

  • Factura en PDF.

  • XML.

• Enviar JSON de la factura: permite reenviar o generar nuevamente el archivo JSON utilizado para integraciones o procesos externos relacionados con la factura. Únicamente aplica para el grupo Corona. Esta acción es utilizada principalmente para:

  • Integraciones contables.

  • Validaciones externas.

• Descargar costo logística de la factura: permite descargar el detalle de los costos logísticos asociados a la factura. Este archivo puede incluir información relacionada con:

  • Costos asociados a la operación.

  • Distribución de gastos por SKU.

Definiciones

• Servicio: corresponde al tipo de operación logística asociada a la factura.

  Las opciones disponibles son:

  • Importación.

  • Exportación.

• Estado del despacho: permite identificar el estado actual del despacho asociado a la factura dentro de la operación logística.

  • Todos

  • Abierto

  • Cerrado

• No despacho: corresponde al número del despacho asociado a la factura procesada.

• Proveedor: permite consultar la información filtrando por proveedor relacionado con la factura.

• Fecha inicio: define la fecha inicial del rango de búsqueda para consultar facturas procesadas.

• Fecha final: define la fecha final del rango de búsqueda.

• Manejo: corresponde al tipo de manejo o parametrización utilizada en el procesamiento contable de la factura.

  • Pendiente

  • En gestión

  • Aprobada

  • Causada

  • Cancelada

  • Rechazada

  • Reclamación

• Tipo de factura: permite identificar el tipo de factura procesada dentro de la integración. Las opciones disponibles son:

  • Nacional.

  • Exterior.

• Número de factura: corresponde al número de la factura registrada en el sistema.

• Usuario responsable: corresponde al usuario encargado de la importación o exportación.