Datos Especiales
Los Datos Especiales son campos adicionales que permiten incluir información específica para cada cliente en cada proceso del sistema (Orden de Compra, Orden de Venta, Despachos de Importación y Exportación). En cada proceso se puede tener hasta 10 campos personalizados.
¿Para qué sirven?
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Personalización de información
Permiten registrar datos internos o particulares de cada empresa que no están en los campos estándar del sistema, manteniendo la trazabilidad en el sistema de esta información. -
Uso en reportes
Pueden configurarse para aparecer en los reportes generados desde el generador de reportes, facilitando informes más completos. -
Flexibilidad en tipos de campo
Admiten diferentes formatos: texto, fecha, fecha y hora, selección, lista desplegable, consulta interna y número.
Como crear un nuevo concepto
Para ver este menú debes tener el rol específico, si no lo tienes, contacta al administrador.
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Ve a Configuración > Importaciones y Exportaciones > Administrador Datos Especiales
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Ingresa en la opción Ingresar Dato
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Diligencia el formulario para crear el nuevo dato especial (ver definiciones abajo).
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Has clic en Ingresar Dato y aparecerá el nuevo dato especial en el listado correspondiente,
Desde esta sección podrá:
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Editar un dato especial existente.
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Eliminar un dato especial. ⚠️ Tenga en cuenta que, al eliminar un dato especial, se pierde el historial relacionado en las operaciones
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Finalmente podrá visualizar el dato especial directamente en las operaciones en la pestaña que se habilitará una vez se cree el primer dato especial
Definiciones
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Nombre: nombre del dato especial (requerido).
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Etiqueta: nombre con el que el sistema guardara la información del dato especial, este no permite caracteres especiales (requerido).
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Orden: de esta manera aparecerá en el listado de datos especiales en las ordenes de compra o venta y en los despachos según corresponda (requerido).
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Tipo de Operación: para indicarle al sistema donde aparecerá este dato especial Orden de Compra, Orden de Venta, Despachos de Importación o Exportación (requerido).
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Tipo Dato: formato de la información que se ingresará en este dato especial (requerido).
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Texto corto: permite ingresar información tipo texto (Máximo 50 Caracteres)
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Texto Largo: permite ingresar información tipo texto (Máximo 300 Caracteres)
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Fecha: campo de fecha formato DD/MM/AAAA
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Fecha y hora: campo de fecha formato DD/MM/AAAA 00:00hr
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Si/No: campo de selección (checkbox)
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Lista desplegable: permite crear una lista desplegable, al seleccionar habilita las opciones de agregar opción y quitar opción para personalizar la lista
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Consulta: el campo se diligenciará acorde a las listas definidas en el sistema (ciudades, países, servicios-actividades, modalidades, incoterms, monedas y terceros externos)
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Numero: campo numérico
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Valor por defecto: permite seleccionar el valor que aparecerá por defecto en el dato especial aplica solo para campos de texto (username y nombre de usuario) y para campos de fecha (Ayer, mañana y hoy).
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Aplica cuadro control: permite que el dato especial pueda ser diligenciado desde las opciones del cuadro control correspondiente, importación y exportación
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Visible proveedor: permite que el dato especial sea visible desde los agentes que cuenten con acceso al LRP de Proveedores, más no puede ser editado por estos.
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Visible reportes: márcalo si el dato especial se encontrará disponible en el generador de reportes.
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Requerido: configura el dato especial para que sea de obligatorio diligenciamiento al momento de guardar en la pestaña de datos especiales.
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Descripción: Campo de libre diligenciamiento para dar mayor claridad en para que es el campo o que se debe diligenciar ahí.