Administración de datos especiales
Datos Especiales
Los Datos Especiales son campos adicionales que permiten incluir información específica para cada cliente en cada proceso del sistema (Orden de Compra, Orden de Venta, Despachos de Importación y Exportación). En cada proceso se puede tener hasta 10 campos personalizados.
¿Para qué sirven?
Personalización de información
Permiten registrar datos internos o particulares de cada empresa que no están en los campos estándar del sistema, manteniendo la trazabilidad en el sistema de esta información.Uso en reportes
Pueden configurarse para aparecer en los reportes generados desde el generador de reportes, facilitando informes más completos.Flexibilidad en tipos de campo
Admiten diferentes formatos: texto, fecha, fecha y hora, selección, lista desplegable, consulta interna y número.
Como crear un nuevo concepto
Para ver este menú debes tener el rol específico, si no lo tienes, contacta al administrador.
Ve a Configuración > Importaciones y Exportaciones > Administrador Datos Especiales
Ingresa en la opción Ingresar Dato
Diligencia el formulario para crear el nuevo dato especial (ver definiciones abajo).
Has clic en Ingresar Dato y aparecerá el nuevo dato especial en el listado correspondiente,
Desde esta sección podrá:
Editar un dato especial existente.
Eliminar un dato especial. ⚠️ Tenga en cuenta que, al eliminar un dato especial, se pierde el historial relacionado en las operaciones
Finalmente podrá visualizar el dato especial directamente en las operaciones en la pestaña que se habilitará una vez se cree el primer dato especial
Definiciones
Nombre: nombre del dato especial (requerido).
Etiqueta: nombre con el que el sistema guardara la información del dato especial, este no permite caracteres especiales (requerido).
Orden: de esta manera aparecerá en el listado de datos especiales en las ordenes de compra o venta y en los despachos según corresponda (requerido).
Tipo de Operación: para indicarle al sistema donde aparecerá este dato especial Orden de Compra, Orden de Venta, Despachos de Importación o Exportación (requerido).
Tipo Dato: formato de la información que se ingresará en este dato especial (requerido).
Texto corto: permite ingresar información tipo texto (Máximo 50 Caracteres)
Texto Largo: permite ingresar información tipo texto (Máximo 300 Caracteres)
Fecha: campo de fecha formato DD/MM/AAAA
Fecha y hora: campo de fecha formato DD/MM/AAAA 00:00hr
Si/No: campo de selección (checkbox)
Lista desplegable: permite crear una lista desplegable, al seleccionar habilita las opciones de agregar opción y quitar opción para personalizar la lista
Consulta: el campo se diligenciará acorde a las listas definidas en el sistema (ciudades, países, servicios-actividades, modalidades, incoterms, monedas y terceros externos)
Numero: campo numérico
Valor por defecto: permite seleccionar el valor que aparecerá por defecto en el dato especial aplica solo para campos de texto (username y nombre de usuario) y para campos de fecha (Ayer, mañana y hoy).
Aplica cuadro control: permite que el dato especial pueda ser diligenciado desde las opciones del cuadro control correspondiente, importación y exportación
Visible proveedor: permite que el dato especial sea visible desde los agentes que cuenten con acceso al LRP de Proveedores, más no puede ser editado por estos.
Visible reportes: márcalo si el dato especial se encontrará disponible en el generador de reportes.
Requerido: configura el dato especial para que sea de obligatorio diligenciamiento al momento de guardar en la pestaña de datos especiales.
Descripción: Campo de libre diligenciamiento para dar mayor claridad en para que es el campo o que se debe diligenciar ahí.