Transporte internacional (Importaciones)

En este formulario puedes gestionar toda la información relacionada con el transporte internacional de una importación: desde los documentos y comunicaciones, hasta los costos y la relación con los actores de la cadena logística. También puedes registrar todos los detalles de la carga, como el tipo, los contenedores (si aplican) y más.

Que aprenderás en este artículo

Como diligenciar el formulario de transporte internacional.

Generalidades

El formulario de transporte internacional se divide en tres partes principales:

Formulario general. Este formulario recopila la información necesaria para gestionar un envío internacional de carga. Incluye campos para definir el tipo de servicio, los agentes de carga involucrados en origen y destino, fechas clave (las cuales pueden modificar los estados, ver en Estados y sus fechas ), responsables, así como los datos del consignatario y contactos adicionales.
Información de la carga. En esta sección se diligencia la información correspondiente a la carga, de acuerdo con el tipo de servicio seleccionado. Puede incluir detalles como contenedores, volúmenes, pesos, modelos, entre otros datos específicos. Por ejemplo, si el servicio es FCL, deberás ingresar la información de los contenedores, o tu agente de carga podrá hacerlo directamente desde LRP Proveedores, si lo tienen habilitado.
Herramientas. Esta sección agrupa las herramientas disponibles para la gestión del transporte internacional: bitácoras, costos, documentos, registro de correspondencia e historial de cambios. (Ver sección Herramientas).

El formulario de transporte internacional se adapta dinámicamente según el tipo de servicio seleccionado. Esto permite mostrar únicamente los campos relevantes; por ejemplo, una importación aérea no requiere información de contenedores, mientras que una carga FCL sí la necesita.

Cabe resaltar que algunos campos del formulario pueden ser diligenciados por la empresa, y otros por el agente de carga a través de LRP Proveedores.

Cómo diligenciar el formulario de transporte internacional

Abre una importación o créala.
Ve la pestaña de transporte internacional.
Selecciona el servicio, por ejemplo, FCL o LCL.
Selecciona el agente de carga en destino.
Selecciona el origen (por defecto tomará el de la orden de compra).
Selecciona el destino (por defecto tomará el de la orden de compra).
Selecciona el responsable (por defecto tomará el que creó la importación).
Diligencia la información previa de la carga, esto es vital para el agente de carga cuando le asignes la operación.

El agente de carga puede o no contar con acceso a LRP Proveedores, por lo tanto, es importante que identifiques qué información es tu responsabilidad diligenciar y cuál corresponde al agente. Recomendamos que tus agentes implementen LRP Proveedores para evitar imprecisiones y trabajo duplicado.

Guarda la información.

Hasta aquí aunque hayas llenado la información, todavía tu agente de carga no se ha enterado de ella, es por eso que debes asignar al agente. Puedes ver como se hace en este mismo documento más abajo.

Definiciones

Formulario general

Servicio: es el tipo de servicio contratado para el transporte internacional (por ejemplo, FCL o LCL). Este campo determina qué información se debe llenar más adelante en la información de la carga.

Agente en destino / Agente en origen: nombre de la empresa que actúa como agente de carga en el país de destino o de origen. Para este caso, como es una importación, es necesario seleccionar el agente en destino.

Consignatario: empresa o persona a quien va dirigida la mercancía una vez llegue a su destino.
Notify: tercero al que se le debe notificar la llegada de la carga. Puede ser el cliente final, una bodega u otro intermediario.

Origen / Destino: puerto, aeropuerto principal de salida y llegada de la carga.

Responsable / Otro responsable: Personas encargadas de gestionar la operación y a quienes les llegarán notificaciones de los cambios importantes.

Fecha estimada de entrega mercancía: fecha estimada en que la carga estará lista para ser retirada desde el punto de origen, generalmente la bodega del proveedor de productos.

Fecha real mercancía entregada: fecha en que la carga fue realmente entregada al agente, naviera o aerolinea.

Número de reserva: es el número del espacio reservado en el medio de transporte (buque, avión o camión).

Fecha reserva: fecha en la que se hace la reserva.

Fecha estimada de salida (ETD): fecha en la que se estima cuándo se estima que salga la carga del puerto principal.

Fecha real salida (ATD): fecha en la que la carga salió realmente del puerto principal.

Fecha real salida provincia: aplica cuando la carga se mueve primero desde el interior del país de origen, por ejemplo, desde una ciudad en China por río hasta el puerto principal. Permite registrar el momento exacto en que la carga inició su recorrido hacia el puerto internacional.

Número de documento de transporte (BL, AWB o CPI)

Aquí se registra la información del documento de transporte, según el tipo de servicio:

Marítimo FCL/LCL:
Se registra el MBL (Bill of Lading) que emite la naviera.
El BL hijo (HBL) se usa cuando hay consolidación: varios exportadores o importadores comparten contenedor.
Aéreo:
Se registra el número de MAWB (Master Air WayBill)
Se registra el número de guía aérea (AWB – Air Waybill).
Para FTL (carga completa), se usa una Carta Porte CPI.
Para LTL (carga consolidada), se registra la Carta Porte CPI como documento principal, y un CPI hijo por cada embarque que viaja dentro del mismo vehículo o ruta.

Fecha liberación de documentos: fecha en la que se liberaron los documentos en puerto o aeropuerto que apliquen (pagos,inspecciones, documentación) necesarios para seguir con el proceso.
Fecha recepción Docs. originales: fecha de los documentos físicos recibidos.

Número de guía Docs. originales: número de guía de los documentos físicos. Comunmente usado cuando se envíen por Courier.

Fecha estimada de llegada (ETA) / Fecha real de llegada (ATA): Fechas estimada y real en la que la carga llega al país de destino.

Naviera / aerolínea: empresa responsable del transporte de la carga dependiendo del servicio llena la naviera o la aerolínea.

Motonave: Nombre del buque que realiza el viaje principal.

Courier: nombre de la empresa de mensajería cuando se trata de un envío exprés (DHL, FedEx, etc.). Este campo no depende del servicio ya que se usa en algunos casos para enviar los documentos originales.

Terminal de arribo: es la terminal operativa específica donde se descarga la carga dentro del puerto, aeropuerto o zona de ingreso al país. Por ejemplo, en un puerto marítimo como Cartagena, Colombia puede ser Contecar, Compas o la Sociedad Portuaria.
En un aeropuerto, corresponde a la bodega o operador logístico que recibe la carga aérea.

Este campo no se refiere al puerto o aeropuerto en general, sino a la empresa o zona operativa que realiza la descarga.

Observaciones: campo disponible para que los usuarios del LRP registren comentarios importantes sobre el servicio de transporte internacional. Puede usarse para dejar notas internas, advertencias o aclaraciones que faciliten el seguimiento de la operación.

Observaciones agente: este campo solo aparece cuando el agente de carga trabaja con LRP Proveedores. Allí, el agente puede dejar observaciones relacionadas con la carga, itinerarios, cambios o cualquier detalle operativo relevante desde su gestión.

Fecha recepción: es la fecha en la que el proveedor de servicios, desde LRP Proveedores, confirma que recibió la instrucción. Este registro indica que la tarea fue vista, pero no quiere decir que puede proceder con ella.

Usuario recepciona: es la persona del proveedor (por ejemplo, el agente de carga) que marcó la recepción de la instrucción en LRP Proveedores o por medio de las integraciones.

Fecha recepción proceder: es la fecha en la que el proveedor, también desde LRP Proveedores, marca que recibió la autorización para proceder. En ese momento, el sistema activa los campos para que el proveedor pueda completarlos o actualizarlos.

Usuario recepciona proceder: Es la persona del proveedor (por ejemplo, el agente de carga) que marcó en LRP Proveedores que recibió la autorización de proceder. Este dato permite saber quién es responsable de continuar con la gestión desde ese punto.

Información previa de la carga

Es la información básica que permite planear el transporte internacional antes de que se emita la reserva. Este dato suele ser proporcionado por el proveedor de productos, ya que es quien conoce con mayor precisión las características físicas de la carga.

Según el tipo de servicio, esta información varía de forma lógica, por ejemplo, para FCL el sistema pide la cantidad de contenedores, mientras que para LCL se pide el peso (kg), volumen (m³) y cantidad de piezas.

Herramientas

Puedes encontrar la documentación completa de en la documentación de Herramientas del despacho